WaiterOne: la guida completa

Panoramica dell'architettura del sistema

Capire come si collega WaiterOne è il primo passo. Il sistema è molto scalabile e permette di aggiungere schermi KDS, chioschi self-service e digital signage sulla stessa rete locale.

1. Configurazione hardware e rete

Per funzionare correttamente, WaiterOne ha bisogno di una rete locale stabile. L'iPad principale agisce come server, mentre stampanti e iPhone del personale sono i dispositivi collegati.

1. Connettersi al Wi-Fi: assicurati che l'iPad principale e tutti i dispositivi remoti siano collegati esattamente alla stessa rete Wi-Fi locale. Puoi anche collegare l'iPad principale direttamente via Ethernet usando un adattatore o una stampante supportata con connessione di rete.
2. Collegare le stampanti: collega le stampanti di ricevute, cucina e bar direttamente al router Wi-Fi tramite cavo Ethernet. Puoi anche collegare stampanti compatibili tramite Wi-Fi o Bluetooth.
3. Collegare il cassetto contanti: collega il cassetto contanti alla porta DK (Drawer Kick) della stampante ricevute.
4. Scaricare le app: installa WaiterOne sull'iPad principale e WaiterOne Remote sui dispositivi del personale dall'App Store.

2. Configurare il back office (iPad principale)

Per accedere al menu principale di WaiterOne, tocca il logo nell'angolo in basso a sinistra dell'app. A seconda della versione di WaiterOne e dei diritti dell'utente, alcune voci di menu saranno disponibili o attive.

La configurazione principale avviene direttamente sull'iPad principale nelle schede Impostazioni o Dati.

Aggiungere personale e responsabili

1. Seleziona il menu Dati, poi nelle schede a sinistra seleziona Utenti. Se non è visibile, scorri le schede verso l'alto.
2. Tocca l'icona + per creare un nuovo profilo.
3. Inserisci il nome del membro del personale.
4. Tocca il campo Codice (quattro punti) per assegnare un PIN sicuro di 4 cifre. Puoi anche visualizzare il PIN creato automaticamente tenendo premuta l'icona dell'occhio.

Permessi e ruoli utente

Puoi personalizzare ciò che ogni utente è autorizzato a fare attivando o disattivando specifiche opzioni di sicurezza nel suo profilo:

Timbratura (Work In / Work Out / Pausa)

WaiterOne può registrare le ore del personale direttamente dalla schermata PIN. Quando un dipendente inizia la giornata, va in pausa, rientra dalla pausa o termina il turno, la Shift Clock mostra l'azione successiva disponibile per quell'utente.

Disattivare per utente: vai in Dati > Utenti, apri il dipendente e disattiva l'opzione time clock / shift clock per quell'utente. L'utente potrà accedere normalmente senza dover fare Work in, Work out o registrare pause.

Disattivare per tutti gli utenti: vai in Impostazioni > Generale > Timbratura e disattiva Richiedi registrazione orario all'accesso. Il personale può comunque usare Registrazione orario manualmente; l'opzione utente timbratura richiesta è nascosta finché questa opzione globale è disattivata.

Collegare le stampanti

WaiterOne supporta un numero illimitato di stampanti senza costi aggiuntivi.

Per impostazione predefinita vengono configurate automaticamente 3 stampanti virtuali (ad esempio per il bar, la cucina e le ricevute). Questo non significa che servano 3 stampanti fisiche: le stampanti virtuali permettono di stampare tipi diversi di ticket con impostazioni proprie. Quando usi più stampanti virtuali, ognuna mantiene la propria sequenza di numerazione.

1. Vai in Dati > Stampanti.
2. Tocca Aggiungi o seleziona una stampante virtuale esistente.
3. Modifica il tipo di stampante in base alla tua configurazione.
4. Modifica il campo Host per collegare la stampante:
   • Ethernet/Wi-Fi: inserisci l'indirizzo IP della stampante.
   • Bluetooth: inserisci BT:
   • Connessione diretta all'iPad: inserisci USB:

KDS (Kitchen Display System): un KDS può sostituire o integrare le stampanti di cucina e bar. Gli ordini inviati a una stazione di preparazione appaiono come ticket digitali, e il personale può usare Prepare, Service e Close invece di gestire ticket cartacei.

Consiglio per le stampanti di cucina: hai bisogno di spazio extra in alto sulle comande di cucina per appenderle correttamente a una barra porta-comande? Vai in Dati > Stampanti, seleziona la stampante di cucina e aggiungi <br><br><br> al testo dell'intestazione del ticket.

3. Creare il menu

I prodotti sono organizzati per pagine e posizionati su una griglia.

È importante capire la gerarchia: in WaiterOne ci sono Pagine, Gruppi e Pulsanti. I pulsanti appartengono ai gruppi e vengono posizionati sulle pagine. Inoltre, i pulsanti possono ereditare molte impostazioni direttamente dal gruppo a cui appartengono. Per esempio, se un gruppo è configurato per stampare sulla stampante di cucina, ogni nuovo pulsante assegnato a quel gruppo verrà stampato automaticamente in cucina.

1. Crea una pagina: imposta una pagina come "Antipasti", "Piatti principali" o "Bevande".
2. Aggiungi prodotti: inserisci il nome dell'articolo e assegna una coordinata di riga e colonna.

   Metodi alternativi: puoi aggiungere rapidamente prodotti anche facendo doppio clic su uno spazio vuoto di una pagina nella schermata principale del POS, oppure gestendoli direttamente dal dashboard online di WaiterOne (back office online).

3. Imposta i prezzi: inserisci il prezzo standard. Puoi usare fino a 5 livelli di prezzo (ad esempio Standard, Happy Hour, Asporto).

   Articoli vari o personalizzati: attiva Prezzo libero e Testo libero se vuoi creare un pulsante generico che chieda al personale di inserire manualmente un nome e un prezzo personalizzati.

4. Aggiungi modificatori: attiva l'interruttore Modifier per aggiunte o preferenze (ad esempio "Al sangue" o "Senza ghiaccio"). I modificatori devono essere collegati a un prodotto standard per poter essere venduti.
5. Salta a una pagina: puoi creare pulsanti che rimandano ad altre pagine per organizzare meglio il POS. WaiterOne ricorda anche da quale pagina si arriva, quindi puoi configurare pulsanti che tornano automaticamente indietro dopo la selezione (ad esempio tornare alla pagina delle bevande alcoliche dopo aver scelto una bibita come mixer).

Aggiunta rapida dalla schermata POS: fai doppio clic su uno spazio vuoto di una pagina per creare un nuovo pulsante prodotto direttamente in quel punto. WaiterOne apre il modulo New Button, dove puoi inserire nome, prezzo, gruppo, immagine e tipo prodotto o modificatore.

Importazione CSV: per importare prodotti, invia il file CSV all'iPad e aprilo con WaiterOne. I file CSV dei prodotti possono usare virgole o punti e virgola. Per creare il layout corretto, esporta prima un file di esempio da Impostazioni > Dati > Esporta.

Organizzare pulsanti e portate

Organizzazione drag & drop: nella schermata principale di vendita del POS non devi calcolare manualmente righe e colonne per riordinare il layout. Tieni premuto un pulsante e trascinalo nella nuova posizione sulla griglia. Puoi anche impilare più pulsanti nella stessa posizione della griglia per raggruppare articoli correlati, oppure trascinare un pulsante verso il bordo della pagina per aggiungere una riga o una colonna extra.

Portate in cucina (Courses): le courses sono un ottimo modo per ordinare i prodotti sui ticket di cucina. Se assegni gli articoli a una "Course" (come Antipasto o Portata principale) nel back office, WaiterOne li raggruppa sotto quei titoli sul ticket di cucina stampato, indipendentemente dall'ordine in cui il personale li ha selezionati. Nota: assicurati che l'opzione Group PLU sia attiva nelle impostazioni della stampante di cucina affinché le portate vengano stampate correttamente.

Griglia pulsanti più pulita: I pulsanti possono mostrare piccoli badge per salti di pagina, modificatori, prezzo/testo libero e portate. Se la schermata diventa troppo piena, vai in Impostazioni > Generale > Pulsanti e attiva Nascondi badge dei pulsanti. I prezzi restano gestiti separatamente con Aggiungi il prezzo ai pulsanti.

4. Collegare WaiterOne Remote

Per consentire al personale di prendere ordini in sala, sincronizza i loro iPhone o iPad (ad esempio un iPad mini) con l'iPad principale.

1. Sull'iPad principale, vai in Impostazioni > WaiterOne Remote e attiva il server.
2. Apri l'app WaiterOne Remote sul dispositivo del membro del personale.
3. Nell'app Remote, vai in Impostazioni > Server. Il campo Host dovrebbe compilarsi automaticamente, perché la connessione avviene automaticamente.
4. Tocca Scarica. I pulsanti del menu si sincronizzano subito.
5. Controlla i piccoli indicatori di attività TX/RX sull'iPad principale e in Remote. Sono visibili solo quando la comunicazione Remote è attiva e lampeggiano quando passa una richiesta o una risposta.

Consigli per la risoluzione dei problemi:

- Durante il download, Remote può mostrare stati come Connessione a WaiterOne, Inviato via Sockets, Tentativo P2P, Tentativo APN o In attesa di risposta. Questi messaggi indicano quale canale di comunicazione viene provato.
- Se Remote mostra Nessuna risposta da WaiterOne, verifica che il server Remote sia ancora attivo in WaiterOne e che entrambi i dispositivi siano sulla stessa rete locale.
- Se il download non riesce, apri le Impostazioni iOS dell'iPad principale, scorri fino a WaiterOne e assicurati che l'interruttore Rete locale sia attivo.
- Imposta il permesso di localizzazione di WaiterOne su Sempre nell'iPad principale. In questo modo il server WaiterOne continua a funzionare anche in background.

5. Creare tavoli e planimetrie

Prima di poter prendere ordini, devi dire a WaiterOne com'è organizzato il tuo locale. Ci sono due modi: il metodo classico e il metodo visuale. WaiterOne consente di usare uno dei due, oppure di combinarli.

Il metodo classico (lista o numeri)

Se preferisci velocità e semplicità rispetto ai layout visuali, puoi lavorare solo con i numeri dei tavoli.

1. Nella schermata POS, tocca il totale nell'angolo in alto a destra e seleziona o aggiungi tavoli o clienti man mano che arrivano. I tavoli/clienti recenti appaiono in alto e restano visibili anche nell'elenco completo. I tavoli/clienti vuoti e non prenotabili possono essere eliminati da questo elenco se l'utente ha l'autorizzazione.
2. Tocca il pulsante Tavoli e seleziona un tavolo. I tavoli sono ordinati alfabeticamente e da qui puoi anche lavorare con le planimetrie.

Il metodo visuale (planimetria)

Per una rappresentazione moderna e visuale del ristorante, puoi creare una planimetria personalizzata.

1. Vai in Dati > Planimetrie.
2. Tocca Aggiungi per creare una nuova sala o area (ad esempio "Sala principale" o "Terrazza").
3. Aggiungi i tavoli definendone la forma (rotonda o quadrata) e la capacità. Puoi anche aggiungere tavoli toccando Modifica e facendo doppio clic nel punto esatto in cui vuoi che appaia il nuovo tavolo.
4. Trascina i tavoli nella posizione corretta per rispecchiare la disposizione reale del locale.
5. Nella schermata POS, il personale può usare la scheda Planimetria per selezionare i tavoli in modo visuale.

Stati dei tavoli

La planimetria mostra lo stato di ogni tavolo a colpo d'occhio. WaiterOne può mostrare importi aperti, timer di servizio, prenotazioni e stato Hold direttamente sul tavolo, così il personale vede subito cosa richiede attenzione.

Tavoli e clienti temporanei

Puoi anche creare tavoli o clienti temporanei al volo, ad esempio per un cliente senza prenotazione o un conto rapido al bar. Questi tavoli temporanei scompaiono automaticamente dal sistema dopo la chiusura e il pagamento dell'ordine.

Impostazioni specifiche dei tavoli

I tavoli non servono solo per la numerazione. Quando li configuri, puoi definire regole specifiche per alcune aree del locale:

Prenotazioni e lista d'attesa

Usa la schermata Reservations per pianificare i prossimi ospiti per tavolo e orario. Il modulo di prenotazione mostra l'ora di fine prevista mentre modifichi la durata, così il personale vede subito per quanto tempo il tavolo resta bloccato.

Per i clienti senza prenotazione, aggiungi gli ospiti alla lista d'attesa con numero di persone, telefono, tempo di attesa stimato e note. Le voci possono essere ordinate per momento di aggiunta, tempo restante o numero di ospiti.

Prenotazioni e voci della lista d'attesa possono essere collegate a un Client esistente, oppure il personale può creare un nuovo Client direttamente dai dettagli della prenotazione.

6. Operazioni quotidiane: sala e cassa

Prendere un ordine

1. Tocca la schermata Tavoli o Planimetria.
2. Seleziona il tavolo attivo.
3. Tocca le pagine e seleziona gli articoli ordinati.
4. Seleziona i modificatori richiesti quando il sistema li propone.
5. Usa i tre pulsanti principali visibili in basso nello schermo per elaborare l'operazione:
   • Order: tocca questo pulsante per inviare gli articoli alle rispettive stazioni di preparazione (ad esempio bevande alla stampante del bar e cibo alla stampante di cucina). Il tavolo resta aperto.
   • Bill: quando gli ospiti sono pronti ad andare via, tocca questo pulsante per stampare il conto o la ricevuta. Il tavolo resta aperto fino all'elaborazione del pagamento.
   • Pay: tocca questo pulsante quando stai incassando il pagamento.

   Hold nascosto: il pulsante Hold è nascosto nei pulsanti OBP (Order, Bill e Pay). Scorri i pulsanti OBP verso destra per mostrare Hold, poi tocca Hold per mettere temporaneamente in sospeso il conto, così puoi riprenderlo più tardi o servire un altro tavolo/cliente.

   Schermata ticket: scorri verso l'alto sulla schermata del ticket per fare il crunch del ticket e combinare gli stessi prodotti in una sola riga.

   Special Functions: scorri Special Functions verso destra per mostrare altre funzioni speciali. Scorri verso sinistra per mostrare la tastiera numerica.

   Nota: i pulsanti Order e Bill sono selezionabili solo se è stato scelto un tavolo o un cliente. Se non è stato selezionato alcun tavolo o cliente (ad esempio per un ordine rapido al banco), puoi saltare Order e Bill e andare direttamente a Pay.

Gestire i pagamenti

1. Seleziona il tavolo pronto per pagare.
2. Tocca il pulsante Pay.
3. Scegli il metodo di pagamento (contanti, carta, buono regalo).
4. Il cassetto contanti si aprirà, la ricevuta verrà stampata e il tavolo verrà azzerato e chiuso per i clienti successivi.

Mance

Le mance vengono gestite come un metodo di pagamento separato. Per creare un pulsante mancia, vai in Dati > Pagamenti, aggiungi un metodo di pagamento per le mance, imposta il valore su 1 e attiva l'opzione Tip. Durante il pagamento, il personale potrà selezionare quel metodo per l'importo extra che il cliente vuole lasciare.

SumUp: quando lavori con SumUp, le mance possono essere configurate completamente in Impostazioni > Provider di pagamento > SumUp.

Chiusura: se usi la chiusura/tendering, attivala in Impostazioni > Generale > Chiusura e scegli un normale metodo di pagamento predefinito, ad esempio Contanti. Non impostare Carta o Mancia come metodo di pagamento predefinito.

7. Chiusura giornata, Insights e report

Chiudere correttamente la giornata è importante quanto aprirla.

Panoramica Insights: la panoramica è disponibile per gli utenti manager. Per nasconderla in un locale, vai in Impostazioni > Generale > Risultati e disattiva Mostra panoramica report. Quando è nascosta, Insights si apre senza alcun report selezionato finché il personale non ne sceglie uno.

8. L'ecosistema WaiterOne

WaiterOne è più di un semplice POS su tablet: è una suite integrata di applicazioni pensata per modernizzare ogni punto di contatto del tuo locale.