WaiterOne: La guía completa

Vista general de la arquitectura del sistema

Entender cómo se conecta WaiterOne es el primer paso. El sistema es muy escalable y permite añadir pantallas KDS, quioscos de autoservicio y cartelería digital dentro de la misma red local.

1. Configuración de hardware y red

Para que WaiterOne funcione correctamente, la red local debe ser estable. El iPad principal actúa como centro del sistema, mientras que las impresoras y los iPhones del personal actúan como dispositivos conectados.

1. Conectarse al Wi-Fi: Asegúrese de que el iPad principal y todos los dispositivos remotos estén conectados exactamente a la misma red Wi-Fi local. También puede conectar el iPad principal por Ethernet si utiliza un adaptador o una impresora compatible con conexión de red.
2. Conectar impresoras: Conecte las impresoras de recibos, cocina y bar directamente al router Wi-Fi mediante un cable Ethernet. También puede conectar impresoras compatibles por Wi-Fi o Bluetooth.
3. Conectar el cajón portamonedas: Conecte el cajón portamonedas al puerto DK (Drawer Kick) de la impresora de recibos.
4. Descargar las apps: Instale WaiterOne en el iPad principal y WaiterOne Remote en los dispositivos del personal desde el App Store.

2. Configurar el back office (iPad principal)

Para acceder al menú principal de WaiterOne, pulse el logo situado en la esquina inferior izquierda de la app. Según la versión de WaiterOne y los permisos del usuario, algunos elementos del menú pueden estar disponibles o activados.

La configuración principal se realiza directamente en el iPad principal desde las pestañas Ajustes o Datos.

Añadir personal y responsables

1. Seleccione el menú Datos y, en las pestañas de la izquierda, seleccione Usuarios. Si no aparece, desplace las pestañas hacia arriba.
2. Pulse el icono + para crear un nuevo perfil.
3. Escriba el nombre del miembro del personal.
4. Pulse el campo Código (cuatro puntos) para asignar un PIN seguro de 4 dígitos. También puede ver el PIN creado automáticamente manteniendo pulsado el icono del ojo.

Permisos y roles de usuario

Puede personalizar lo que cada usuario tiene permitido hacer activando o desactivando ajustes de seguridad concretos en su perfil:

Control horario (Work In / Work Out / Descanso)

WaiterOne puede registrar las horas del personal directamente desde la pantalla de PIN. Cuando un empleado empieza el día, inicia un descanso, vuelve del descanso o termina el turno, Shift Clock muestra la siguiente acción disponible para ese usuario.

Desactivar por usuario: vaya a Datos > Usuarios, abra el empleado y desactive la opción time clock / shift clock de ese usuario. Ese usuario podrá iniciar sesión normalmente sin tener que hacer Work in, Work out ni registrar descansos.

Desactivar para todos los usuarios: vaya a Ajustes > General > Asistencia y desactive Pedir registro horario al iniciar sesión. El personal puede seguir usando Registro de tiempo manualmente; la opción por usuario Asistencia requerida queda oculta mientras esta opción global esté desactivada.

Conectar impresoras

WaiterOne admite impresoras ilimitadas sin costes adicionales.

Por defecto, se configuran automáticamente 3 impresoras virtuales (por ejemplo, para bar, cocina y recibos). Esto no significa que deba tener 3 impresoras físicas; sirve para imprimir distintos tipos de tickets con ajustes propios. Cuando se usan varias impresoras virtuales, cada una mantiene su propia secuencia de numeración.

1. Vaya a Datos > Impresoras.
2. Pulse Añadir o seleccione una impresora virtual existente.
3. Cambie el tipo de impresora según corresponda.
4. Cambie el campo Host para conectar la impresora:
   • Ethernet/Wi-Fi: introduzca la dirección IP de la impresora.
   • Bluetooth: introduzca BT:
   • Conexión directa al iPad: introduzca USB:

KDS (Kitchen Display System): un KDS puede sustituir o complementar las impresoras de cocina y bar. Los pedidos enviados a una estación de preparación aparecen como tickets digitales, y el personal puede usar Prepare, Service y Close en lugar de gestionar tickets en papel.

Consejo para impresoras de cocina: Si necesita espacio extra en la parte superior de las comandas para colgarlas correctamente en una barra de tickets, vaya a Datos > Impresoras, seleccione la impresora de cocina y añada <br><br><br> al texto de cabecera del ticket.

3. Crear el menú

Los productos se organizan por páginas y se colocan en una cuadrícula.

Es importante entender la jerarquía: en WaiterOne hay Páginas, Grupos y Botones. Los botones pertenecen a grupos y se colocan en páginas. Además, los botones pueden heredar muchos ajustes directamente del grupo al que pertenecen. Por ejemplo, si un grupo está configurado para imprimir en la impresora de cocina, cualquier botón nuevo asignado a ese grupo también se imprimirá automáticamente en cocina.

1. Crear una página: Configure una página como "Entrantes", "Platos principales" o "Bebidas".
2. Añadir productos: Introduzca el nombre del artículo y asígnele una coordenada de fila y columna.

   Métodos alternativos: También puede añadir productos rápidamente haciendo doble clic en un espacio vacío de una página en la pantalla principal del POS, o gestionándolos directamente desde el dashboard online de WaiterOne (back office online).

3. Definir precios: Introduzca el precio estándar. Puede utilizar hasta 5 niveles de precio (por ejemplo, Estándar, Happy Hour, Para llevar).

   Artículos varios o personalizados: Active Precio abierto y Texto abierto si desea crear un botón genérico que pida al personal introducir manualmente un nombre y un precio personalizados.

4. Añadir modificadores: Active el interruptor Modifier para extras o preferencias (por ejemplo, "Poco hecho" o "Sin hielo"). Los modificadores deben estar vinculados a un producto estándar para poder venderse.
5. Saltar a otra página: Puede crear botones que salten a otras páginas para organizar mejor el POS. WaiterOne también recuerda desde qué página vino, de modo que puede configurar botones para volver automáticamente después de seleccionarlos (por ejemplo, volver a la página de bebidas alcohólicas después de elegir un refresco como mezcla).

Añadir rápido desde la pantalla POS: haga doble clic en un espacio vacío de una página para crear un nuevo botón de producto directamente en ese lugar. WaiterOne abre el formulario New Button, donde puede introducir nombre, precio, grupo, imagen y tipo de producto o modificador.

Importación CSV: para importar productos, envíe el archivo CSV al iPad y ábralo con WaiterOne. Los archivos CSV de productos pueden usar comas o punto y coma. Para crear el formato correcto, exporte primero un archivo de ejemplo desde Ajustes > Datos > Exportar.

Organizar botones y platos

Organización por arrastrar y soltar: En la pantalla principal de ventas del POS, no necesita calcular manualmente filas y columnas para reorganizar el diseño. Mantenga pulsado un botón y arrástrelo a su nueva posición en la cuadrícula. También puede apilar varios botones en la misma posición de la cuadrícula para agrupar artículos relacionados, o arrastrar un botón hacia el borde de la página para añadir una fila o columna adicional.

Platos de cocina (Courses): Los courses son una forma excelente de ordenar los productos en las comandas de cocina. Si asigna artículos a un "Course" (como Entrante o Plato principal) en el back office, WaiterOne los agrupará bajo esos encabezados en el ticket de cocina, independientemente del orden en que el personal los haya pulsado. Nota: asegúrese de que la opción Group PLU esté activada en los ajustes de la impresora de cocina para que los platos se impriman correctamente.

Cuadrícula de botones más limpia: Los botones pueden mostrar pequeños indicadores para saltos de página, modificadores, precio/texto abierto y platos. Si la pantalla queda demasiado cargada, vaya a Ajustes > Generalidades > Botones y active Ocultar indicadores de botones. Los precios se controlan por separado con Agregar precio en botones.

4. Conectar WaiterOne Remote

Para que el personal pueda tomar pedidos en sala, sincronice sus iPhones o iPads (por ejemplo, un iPad mini) con el iPad principal.

1. En el iPad principal, vaya a Ajustes > WaiterOne Remote y active el servidor.
2. Abra la app WaiterOne Remote en el dispositivo del empleado.
3. Dentro de la app remota, vaya a Ajustes > Servidor. El campo Host debería rellenarse automáticamente, ya que la app remota se conecta de forma automática.
4. Pulse Descargar. Los botones del menú se sincronizarán al instante.
5. Observe los pequeños indicadores de actividad TX/RX en el iPad principal y en Remote. Solo aparecen cuando la comunicación Remote está activada y parpadean cuando se envía una solicitud o llega una respuesta.

Consejos de solución de problemas:

- Durante la descarga, Remote puede mostrar estados como Contactando con WaiterOne, Enviado por Sockets, Intentando P2P, Intentando APN o Esperando respuesta. Estos mensajes indican qué vía de comunicación se está usando.
- Si Remote muestra Sin respuesta de WaiterOne, confirme que el servidor Remote sigue activado en WaiterOne y que ambos dispositivos están en la misma red local.
- Si la descarga falla, abra los Ajustes de iOS del iPad principal, desplácese hasta WaiterOne y asegúrese de que el interruptor Red local esté activado.
- Configure el permiso de ubicación de WaiterOne como Siempre en el iPad principal. Así el servidor de WaiterOne seguirá funcionando incluso en segundo plano.

5. Crear mesas y planos de sala

Antes de poder tomar pedidos, debe indicar a WaiterOne cómo está distribuido su local. Hay dos formas de hacerlo: el método clásico y el método visual. WaiterOne permite usar cualquiera de los dos, o incluso combinarlos.

El método clásico (lista o números)

Si prefiere rapidez y sencillez en lugar de planos visuales, puede trabajar solo con números de mesa.

1. En la pantalla del POS, pulse el total en la esquina superior derecha y seleccione o añada mesas o clientes a medida que llegan. Las mesas/clientes recientes aparecen arriba y también permanecen en la lista completa. Las mesas/clientes vacíos que no sean reservables se pueden eliminar desde esta lista si el usuario tiene permiso.
2. Pulse el botón Mesas y seleccione una mesa. Las mesas se ordenan alfabéticamente y también puede trabajar con planos de sala desde aquí.

El método visual (plano de sala)

Para una representación moderna y visual del restaurante, puede diseñar un plano de sala personalizado.

1. Vaya a Datos > Planos de sala.
2. Pulse Añadir para crear una nueva sala o zona (por ejemplo, "Comedor principal" o "Terraza").
3. Añada sus mesas definiendo su forma (redonda o cuadrada) y su capacidad. También puede añadir mesas pulsando Editar y haciendo doble clic en el punto exacto donde desea que aparezca la nueva mesa.
4. Arrastre y suelte las mesas para colocarlas según la distribución real del local.
5. En la pantalla del POS, el personal podrá pulsar la pestaña Plano de sala para seleccionar las mesas visualmente.

Estados de las mesas

El plano de sala muestra el estado de cada mesa de un vistazo. WaiterOne puede mostrar importes abiertos, temporizadores de servicio, reservas y el estado Hold directamente en la mesa, para que el personal vea de inmediato qué necesita atención.

Mesas y clientes temporales

También puede crear mesas o clientes temporales sobre la marcha, por ejemplo para un cliente sin reserva o una cuenta rápida de bar. Estas mesas temporales desaparecerán automáticamente del sistema cuando el pedido se cierre y se pague.

Ajustes específicos por mesa

Las mesas no sirven solo para numerar. Al configurarlas, puede definir reglas concretas para zonas específicas del local:

Reservas y lista de espera

Use la pantalla Reservations para planificar los próximos clientes por mesa y hora. El formulario de reserva muestra la hora de finalización prevista mientras ajusta la duración, para que el personal vea de inmediato cuánto tiempo queda bloqueada la mesa.

Para clientes sin reserva, añádalos a la lista de espera con el número de comensales, teléfono, minutos de espera estimados y notas. Las entradas pueden ordenarse por hora de añadido, tiempo restante o número de clientes.

Las reservas y las entradas de lista de espera pueden vincularse a un Client existente, o el personal puede crear un nuevo Client directamente desde los detalles de la reserva.

6. Operaciones diarias: sala y caja

Tomar un pedido

1. Pulse la pantalla Mesas o Plano de sala.
2. Seleccione la mesa activa.
3. Pulse sus páginas y seleccione los artículos pedidos.
4. Seleccione los modificadores necesarios cuando el sistema los solicite.
5. Use los tres botones principales visibles de acción en la parte inferior de la pantalla para procesar la operación:
   • Order: pulse este botón para enviar los artículos a sus estaciones de preparación correspondientes (por ejemplo, bebidas a la impresora del bar y comida a la impresora de cocina). La mesa permanece abierta.
   • Bill: cuando los clientes estén listos para irse, pulse este botón para imprimir la cuenta o recibo. La mesa permanece abierta hasta que se procese el pago.
   • Pay: pulse este botón cuando vaya a cobrar.

   Hold oculto: el botón Hold está oculto en los botones OBP (Order, Bill y Pay). Deslice los botones OBP hacia la derecha para mostrar Hold y luego pulse Hold para dejar la cuenta temporalmente en espera, de modo que pueda volver a ella más tarde o atender otra mesa/cliente.

   Pantalla del ticket: deslice hacia arriba en la pantalla del ticket para hacer crunch del ticket y combinar los mismos productos en una sola línea.

   Special Functions: deslice Special Functions hacia la derecha para mostrar más funciones especiales. Deslice hacia la izquierda para mostrar el teclado numérico.

   Nota: Los botones Order y Bill solo se pueden seleccionar si se ha elegido una mesa o cliente. Si no se ha seleccionado ninguna mesa o cliente (por ejemplo, para un pedido rápido de mostrador), puede omitir Order y Bill e ir directamente a Pay.

Procesar pagos

1. Seleccione la mesa que está lista para pagar.
2. Pulse el botón Pay.
3. Elija el método de pago (efectivo, tarjeta, vale regalo).
4. El cajón portamonedas se abrirá, el recibo se imprimirá y la mesa se reiniciará y quedará cerrada para los siguientes clientes.

Propinas

Las propinas se gestionan como un método de pago separado. Para crear un botón de propina, vaya a Datos > Pagos, añada un método de pago para propinas, establezca el valor en 1 y active la opción Tip. Durante el cobro, el personal podrá seleccionar ese método para el importe extra que el cliente quiera dejar.

SumUp: cuando trabaja con SumUp, las propinas se pueden configurar por completo en Ajustes > Proveedores de pago > SumUp.

Cobro: si usa el cobro/tendering, actívelo en Ajustes > General > Cobro y elija un método de pago predeterminado normal, como Efectivo. No establezca Tarjeta ni Propina como método de pago predeterminado.

7. Cierre del día, Insights e informes

Cerrar correctamente el día es tan importante como abrirlo.

Resumen de Insights: el resumen está disponible para usuarios managers. Para ocultarlo en un local, vaya a Ajustes > General > Resultados y desactive Mostrar resumen de informes. Cuando está oculto, Insights se abre sin ningún informe seleccionado hasta que el personal elige uno.

8. El ecosistema WaiterOne

WaiterOne es mucho más que un POS en una tableta: es un conjunto integrado de aplicaciones diseñado para modernizar cada punto de contacto de su negocio.