WaiterOne: Das komplette Handbuch

Systemarchitektur im Überblick

Zu verstehen, wie WaiterOne sich verbindet, ist der erste Schritt. Das System ist unglaublich skalierbar, sodass Sie KDS-Bildschirme, Selbstbedienungskioske und Digital Signage im selben lokalen Netzwerk hinzufügen können.

1. Hardware- & Netzwerkeinrichtung

Damit WaiterOne perfekt funktioniert, muss Ihr lokales Netzwerk stabil sein. Das Haupt-iPad fungiert als "Hub", während Drucker und Mitarbeiter-iPhones als "Spokes" fungieren.

1. Mit WLAN verbinden: Stellen Sie sicher, dass Ihr Haupt-iPad und alle Remote-Geräte genau mit demselben lokalen WLAN-Netzwerk verbunden sind. Sie können Ihr Haupt-iPad auch direkt über Ethernet verbinden, wenn Sie einen Dongle oder einen unterstützten Drucker verwenden.
2. Drucker verbinden: Schließen Sie Ihre Beleg-, Küchen- und Bardrucker direkt mit einem Ethernetkabel an Ihren WLAN-Router an. Alternativ können Sie kompatible Drucker via WLAN oder Bluetooth verbinden.
3. Kassenschublade anschließen: Stecken Sie Ihre Kassenschublade in den DK-Port (Drawer Kick) des Belegdruckers.
4. Apps herunterladen: Installieren Sie WaiterOne auf Ihrem Haupt-iPad und WaiterOne Remote aus dem App Store auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter.

2. Einrichtung Ihres Back Office (Haupt-iPad)

Um das Hauptmenü in WaiterOne aufzurufen, klicken Sie einfach auf das Logo in der linken unteren Ecke der App. Je nach WaiterOne-Version und Ihren Benutzerrechten werden unterschiedliche Menüpunkte verfügbar oder aktiviert sein.

Alle wichtigen Einstellungen erfolgen direkt auf Ihrem Haupt-iPad unter den Tabs Einstellungen (Settings) oder Daten (Data).

Personal & Manager hinzufügen

1. Wählen Sie das Daten (Data) Menü und tippen Sie dann links auf Benutzer (Users). Falls nicht sichtbar, scrollen Sie die Tabs nach oben.
2. Tippen Sie auf das + Symbol, um ein neues Profil zu erstellen.
3. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein.
4. Tippen Sie auf das Code-Feld (vier Punkte), um eine sichere 4-stellige PIN zuzuweisen. Sie können sich auch den automatisch generierten PIN ansehen, indem Sie das Augen-Symbol gedrückt halten.

Benutzerrechte & Rollen

Sie können anpassen, was jeder Benutzer tun darf, indem Sie bestimmte Sicherheitseinstellungen in ihrem Profil aktivieren:

Zeiterfassung (Work In / Work Out / Pause)

WaiterOne kann die Arbeitsstunden des Personals direkt vom PIN-Bildschirm aus erfassen. Wenn ein Mitarbeiter den Tag beginnt, eine Pause startet, aus der Pause zurückkehrt oder die Schicht beendet, zeigt die Shift Clock die nächste verfügbare Aktion für diesen Benutzer.

Pro Benutzer deaktivieren: Gehen Sie zu Daten > Benutzer, öffnen Sie den Mitarbeiter und deaktivieren Sie die Time-Clock-/ Shift-Clock-Option dieses Benutzers. Dieser Benutzer kann sich dann normal anmelden, ohne Work in, Work out oder Pausen erfassen zu müssen.

Für alle Benutzer deaktivieren: Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Zeiterfassung und deaktivieren Sie Zeiterfassung beim Anmelden abfragen. Das Personal kann die Zeiterfassung weiterhin manuell öffnen; die benutzerspezifische Option Zeiterfassung erforderlich wird ausgeblendet, solange diese globale Option deaktiviert ist.

Drucker verbinden

WaiterOne unterstützt unbegrenzt viele Drucker ohne zusätzliche Gebühren.

Standardmäßig sind bereits 3 virtuelle Drucker eingerichtet (z. B. für die Bar, für die Küche, für den Beleg). Das bedeutet nicht, dass Sie 3 physische Drucker haben müssen; es erlaubt vielmehr, verschiedene Arten von Bons und Einstellungen zu drucken. Bei der Verwendung verschiedener virtueller Drucker wird deren eigene Nummerierungssequenz beibehalten.

1. Gehen Sie zu Daten > Drucker (Data > Printers).
2. Tippen Sie auf Hinzufügen (Add) oder wählen Sie einen bestehenden virtuellen Drucker aus.
3. Ändern Sie ggf. den Druckertyp (Type Printer).
4. Ändern Sie den Host, um Ihren Drucker zu verbinden:
   • Ethernet/WLAN: Geben Sie die IP-Adresse des Druckers ein.
   • Bluetooth: Geben Sie BT: ein.
   • Direkte iPad-Verbindung: Geben Sie USB: ein.

KDS (Küchendisplay-System): Ein KDS kann Küchen- und Bardrucker ersetzen oder ergänzen. Bestellungen, die an eine Zubereitungsstation gesendet werden, erscheinen als digitale Tickets, und das Personal kann Prepare, Service und Close verwenden, statt Papierbons zu bearbeiten.

Pro-Tipp für Küchendrucker: Brauchen Sie oben auf Ihren Küchenbons zusätzlichen Platz, damit diese ordentlich an einer Bonleiste hängen können? Navigieren Sie zu Daten > Drucker, wählen Sie Ihren Küchendrucker aus und fügen Sie <br><br><br> zum Bon-Kopftext hinzu.

3. Ihr Menü erstellen

Produkte sind auf Seiten (Pages) aufgeteilt und in einem Raster (Grid) angeordnet.

Das Verständnis der Hierarchie ist wichtig: In WaiterOne gibt es Seiten (Pages), Gruppen (Groups) und Buttons. Buttons gehören zu Gruppen und werden auf Seiten platziert. Grundsätzlich können Buttons viele Einstellungen direkt von der Gruppe erben, zu der sie gehören. Wenn z. B. eine Gruppe so eingestellt ist, dass sie auf dem Küchendrucker gedruckt wird, wird jeder neue Button in dieser Gruppe automatisch ebenfalls in der Küche gedruckt.

1. Eine Seite erstellen: Richten Sie Seiten wie „Vorspeisen“, „Hauptgerichte“ oder „Getränke“ ein.
2. Produkte hinzufügen: Geben Sie den Artikelnamen ein und weisen Sie ihm eine Zeilen- und Spaltenkoordinate zu.

   Alternative Methoden: Sie können Produkte auch schnell hinzufügen, indem Sie im Hauptkassenbildschirm auf einen leeren Platz einer Seite doppelklicken oder sie direkt über das Online-Dashboard (Back Office) von WaiterOne verwalten.

3. Preisfindung: Geben Sie Ihren Standardpreis ein. Sie können bis zu 5 Preisstufen nutzen (z. B. Standard, Happy Hour, Außer Haus).

   Verschiedene & offene Artikel: Aktivieren Sie Open Price (Offener Preis) und Open Text (Offener Text), wenn Sie einen allgemeinen Button erstellen möchten, der das Personal auffordert, manuell einen eigenen Namen und Preis einzugeben.

4. Modifikatoren hinzufügen: Aktivieren Sie den Modifier-Schalter für Zusatzwünsche (z.B. „English“, „Ohne Eis“). Modifikatoren müssen mit einem Standardprodukt verbunden sein, um verkauft zu werden.
5. Zu Seite springen: Sie können Buttons erstellen, die zu anderen Seiten springen, um Ihr Kassensystem besser zu organisieren. WaiterOne merkt sich auch, von welcher Seite Sie kommen, so dass Sie Buttons so konfigurieren können, dass sie nach der Auswahl automatisch zurückspringen (z. B. automatische Rückkehr zur Seite für alkoholische Getränke nach Auswahl eines Softdrink-Mixers).

Schnell hinzufügen im POS-Bildschirm: Doppelklicken Sie auf eine leere Stelle einer Seite, um genau dort direkt einen neuen Produkt-Button zu erstellen. WaiterOne öffnet das Formular New Button, in dem Sie Name, Preis, Gruppe, Bild und Produkttyp oder Modifier einstellen können.

CSV-Import: Zum Importieren von Produkten senden Sie die CSV-Datei an das iPad und öffnen sie mit WaiterOne. Produkt-CSV-Dateien dürfen Kommas oder Semikolons verwenden. Das richtige Layout können Sie erstellen, indem Sie zuerst unter Einstellungen > Daten > Exportieren eine Beispieldatei exportieren.

Buttons anordnen & Gänge (Courses)

Drag & Drop Organisation: Auf dem Hauptbildschirm der Kasse müssen Sie Zeilen- und Spaltennummern nicht manuell berechnen, um das Layout neu anzuordnen. Halten Sie einfach einen Button gedrückt und ziehen Sie ihn an seinen neuen Platz auf dem Raster. Sie können auch mehrere Buttons auf derselben Rasterposition stapeln, um zusammengehörige Artikel zu gruppieren, oder den Button an den Rand der Seite ziehen, um eine zusätzliche Zeile oder Spalte hinzuzufügen.

Küchengänge (Courses): Gänge sind eine fantastische Methode, um bestellte Produkte auf Ihren Küchenbons zu sortieren. Wenn Sie Artikel im Backoffice einem „Gang“ (wie Vorspeise oder Hauptspeise) zuweisen, ordnet WaiterOne sie auf dem gedruckten Küchenticket sauber unter diesen bestimmten Überschriften an, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge das Personal sie getippt hat! Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Flag Group PLU in Ihren Küchendrucker-Einstellungen aktiviert ist, damit Gänge korrekt gedruckt werden.

Übersichtlicheres Tasten-Layout: Tasten können kleine Markierungen für Seitensprünge, Modifikatoren, offenen Preis/Text und Gänge anzeigen. Wenn der Bildschirm zu voll wirkt, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Tasten und aktivieren Tastenmarkierungen ausblenden. Preise werden weiterhin separat mit Preis auf Tasten hinzufügen gesteuert.

4. WaiterOne Remote verbinden

Um Ihrem Personal die Aufnahme von Bestellungen an den Tischen zu ermöglichen, synchronisieren Sie deren iPhones oder iPads (z. B. ein iPad mini) mit dem Haupt-iPad.

1. Gehen Sie auf dem Haupt-iPad zu Einstellungen > WaiterOne Remote und schalten Sie den Server ein.
2. Öffnen Sie die WaiterOne Remote App auf dem Gerät des Mitarbeiters.
3. Gehen Sie innerhalb der Remote App auf Einstellungen > Server. Das Feld Host sollte automatisch ausgefüllilt sein, da sich die App automatisch verbindet.
4. Tippen Sie auf Download. Die Menü-Buttons werden sofort synchronisiert.
5. Achten Sie auf die kleinen TX/RX-Aktivitätspunkte auf dem Haupt-iPad und in Remote. Sie erscheinen nur, wenn die Remote-Kommunikation aktiviert ist, und blinken bei Anfragen oder Antworten.

Tipps zur Fehlerbehebung:

- Während des Downloads kann Remote Statusmeldungen wie WaiterOne wird kontaktiert, Über Sockets gesendet, P2P wird versucht, APN wird versucht oder Warte auf Antwort anzeigen. Diese Meldungen zeigen, welcher Kommunikationsweg gerade versucht wird.
- Wenn Remote Keine Antwort von WaiterOne meldet, prüfen Sie, ob der Remote-Server in WaiterOne noch eingeschaltet ist und beide Geräte im selben lokalen Netzwerk sind.
- Falls der Download fehlschlägt, öffnen Sie die iOS-Einstellungen Ihres Haupt-iPads, scrollen Sie nach unten zu WaiterOne und stellen Sie sicher, dass der Schalter Lokales Netzwerk EINGESCHALTET ist.
- Stellen Sie die Standortberechtigung von WaiterOne auf dem Haupt-iPad auf Immer ein. So läuft der WaiterOne-Server weiter, auch im Hintergrund.

5. Tische & Grundrisse erstellen

Bevor Sie Bestellungen annehmen können, müssen Sie WaiterOne mitteilen, wie Ihr Restaurant aufgebaut ist. Es gibt zwei Wege: die „alte Methode“ und die „neue Methode“. WaiterOne erlaubt es Ihnen, jede der Methoden zu nutzen oder sogar beide Ansätze zu mischen.

Die alte Methode (Listen-/Nummernbasiert)

Wenn Sie Geschwindigkeit und Einfachheit gegenüber visuellen Layouts bevorzugen, können Sie einfach Tischnummern verwenden.

1. Klicken Sie auf dem Kassenbildschirm oben rechts auf die Gesamtsumme, um Tische/Kunden auszuwählen und hinzuzufügen. Zuletzt verwendete Tische/Kunden erscheinen oben und bleiben auch in der vollständigen Liste sichtbar. Leere, nicht reservierbare Tische/Kunden können dort gelöscht werden, wenn der Benutzer die Berechtigung hat.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tables (Tische) und wählen Sie einen Tisch aus. Tische sind alphabetisch sortiert. Sie können von hier aus auch mit Grundrissen (Floorplans) arbeiten.

Die neue Methode (Visueller Grundriss)

Für eine moderne, visuelle Darstellung Ihres Restaurants können Sie einen individuellen Grundriss entwerfen.

1. Gehen Sie zu Daten > Grundrisse (Floorplans).
2. Tippen Sie auf Hinzufügen (Add), um einen neuen Raum oder Bereich zu erstellen (z.B. „Hauptspeisesaal“, „Terrasse“).
3. Fügen Sie Ihre Tische hinzu, bestimmen Sie deren Form (rund oder quadratisch) und die Sitzplatzkapazität. Sie können auch Tische hinzufügen, indem Sie auf Bearbeiten (Edit) tippen und dort doppelt klicken, wo der neue Tisch erscheinen soll.
4. Ziehen Sie die Tische per Drag-and-Drop in Position, damit diese dem tatsächlichen Layout Ihres Lokals entsprechen.
5. Auf dem Kassenbildschirm kann das Personal nun den Tab Floorplan antippen, um Tische visuell auszuwählen.

Tischstatus

Der Grundriss zeigt den Status jedes Tisches auf einen Blick. WaiterOne kann offene Beträge, Service-Timer, Reservierungen und den Hold-Status direkt am Tisch anzeigen, damit das Personal sofort sieht, was Aufmerksamkeit braucht.

Spontane Tische & Kunden (Ad-Hoc)

Sie können auch schnell temporäre Tische oder Kunden (z.B. für Laufkundschaft oder eine schnelle Bar-Rechnung) erstellen. Diese spontanen Tische verschwinden automatisch aus dem System, sobald die Bestellung abgeschlossen und bezahlt ist.

Tischspezifische Einstellungen

Tische sind nicht nur zur Nummerierung da. Bei der Einrichtung von Tischen können Sie spezielle Regeln für bestimmte Bereiche Ihres Lokals festlegen:

Reservierungen & Warteliste

Verwenden Sie den Bildschirm Reservations, um kommende Gäste nach Tisch und Uhrzeit zu planen. Das Buchungsformular zeigt die erwartete Endzeit, während Sie die Dauer anpassen, damit das Personal sofort sieht, wie lange der Tisch blockiert ist.

Für Laufkundschaft fügen Sie Gäste mit Personenzahl, Telefonnummer, Wartezeit und Notizen zur Warteliste hinzu. Einträge können nach Hinzugefügt-Zeit, verbleibender Wartezeit oder Gästezahl sortiert werden.

Reservierungen und Wartelisteneinträge können mit einem bestehenden Client verknüpft werden, oder das Personal kann direkt aus den Buchungsdaten einen neuen Client erstellen.

6. Täglicher Betrieb: Front Office

Aufnahme einer Bestellung

1. Tippen Sie auf den Bildschirm Tables oder Floorplan.
2. Wählen Sie den aktiven Tisch.
3. Tippen Sie auf Ihre Seiten und wählen Sie die bestellten Artikel aus.
4. Wählen Sie erforderliche Modifikatoren aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
5. Verwenden Sie die drei sichtbaren Haupt-Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand, um die Transaktion zu verarbeiten:
   • Bestellen (Order): Tippen Sie hier, um die Artikel an die entsprechenden Zubereitungsstationen (z.B. Getränke zum Bardrucker, Speisen zum Küchendrucker) zu senden. Der Tisch bleibt offen.
   • Rechnung (Bill): Sind die Gäste zum Gehen bereit, tippen Sie hier, um ihre Rechnung bzw. ihren Bon zu drucken. Der Tisch bleibt offen, bis die Zahlung verarbeitet wurde.
   • Zahlen (Pay): Tippen Sie hier, um die Zahlung anzunehmen.

   Verstecktes Hold: Die Schaltfläche Hold ist bei den OBP-Buttons (Order, Bill und Pay) versteckt. Wischen Sie die OBP-Buttons nach rechts, um Hold anzuzeigen, und tippen Sie dann auf Hold, um den aktuellen Bon vorübergehend zu parken, damit Sie später zurückkehren oder zuerst einen anderen Tisch/Kunden bedienen können.

   Ticket-Bildschirm: Wischen Sie auf dem Ticket-Bildschirm nach oben, um den Bon zu crunchen und gleiche Produkte zu einer Zeile zusammenzufassen.

   Special Functions: Wischen Sie Special Functions nach rechts, um weitere Special Functions anzuzeigen. Wischen Sie nach links, um die numerische Tastatur anzuzeigen.

   Hinweis: Die Schaltflächen Order und Bill sind nur anwählbar, wenn ein Tisch oder ein Kunde ausgewählt wurde. Wird kein Tisch/Kunde ausgewählt (z.B. bei einer schnellen Bestellung an der Theke), können Sie Order und Bill überspringen und direkt Pay drücken.

Zahlungen verarbeiten

1. Wählen Sie den Tisch aus, der zum Gehen bereit ist.
2. Tippen Sie auf Zahlen (Pay).
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode aus (Bar, Karte, Gutschein).
4. Die Kassenschublade öffnet sich, der Kassenbon wird gedruckt, und der Tisch wird für die nächsten Gäste freigegeben.

Trinkgeld

Trinkgeld wird als eigene Zahlungsmethode verarbeitet. Um eine Trinkgeld-Taste zu erstellen, gehen Sie zu Daten > Zahlungen, fügen Sie eine Zahlungsmethode für Trinkgeld hinzu, setzen Sie den Wert auf 1 und aktivieren Sie die Option Tip. Beim Bezahlen kann das Personal diese Trinkgeld-Zahlungsmethode für den zusätzlichen Betrag auswählen, den der Gast geben möchte.

SumUp: Wenn Sie mit SumUp arbeiten, kann Trinkgeld vollständig unter Einstellungen > Zahlungsanbieter > SumUp konfiguriert werden.

Abwicklung: Wenn Sie die Abwicklung verwenden, aktivieren Sie sie unter Einstellungen > Allgemein > Abwicklung und wählen Sie eine normale Standard- Zahlungsmethode wie Bar. Legen Sie Karte oder Trinkgeld nicht als Standard-Zahlungsmethode fest.

7. Tagesabschluss, Insights & Berichte

Den Tag abzuschließen ist genauso wichtig wie das Öffnen der Kasse.

Insights-Übersicht: Die Übersicht ist für Manager verfügbar. Um sie für einen Betrieb auszublenden, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Berichte und deaktivieren Sie Berichtsübersicht anzeigen. Wenn sie ausgeblendet ist, öffnet Insights ohne ausgewählten Bericht, bis das Personal einen Bericht auswählt.

8. Das WaiterOne-Ökosystem

WaiterOne ist mehr als nur ein Tablet-Kassensystem; es ist ein nahtlos integriertes Anwendungspaket, das jeden Bereich in Ihrem Lokal modernisiert.